« On a plus avancé avec toi en une heure qu’en trois réunions »

Aujourd’hui, je souhaite partager avec vous un retour d’expérience qui vaut pour moi tout l’or du monde. À la fin d’une visioconférence avec un prospect, il m’a dit : « On a plus avancé avec toi en une heure qu’en trois réunions. »

Ce retour résume parfaitement tout mon objectif : faire gagner du temps aux entreprises agricoles.

Ce prospect a finalement trouvé une solution via un logiciel métier après cette réunion, sans faire appel à moi pour la suite. Et vous savez quoi ? Je considère cela comme un succès malgré tout ! Car au-delà de vendre mes services, mon objectif est d’apporter une réelle valeur ajoutée et d’optimiser le temps de mes clients.

Ce témoignage montre également un réel problème pour beaucoup d’entreprises : la réunionnite aiguë.

Combien de temps perdons-nous chaque semaine dans des réunions mal préparées et peu efficaces ?

Voici quelques bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité de vos réunions et réduire ce temps perdu :
📅 Préparez votre réunion : Avant de vous réunir, définissez clairement les objectifs de la réunion. Quel est le but ? Quelles décisions doivent être prises ?
👥 Déterminez qui doit être présent : Invitez uniquement les personnes nécessaires à la réunion. Trop de participants peuvent diluer l’efficacité de la discussion.
📋 Ayez un support et un ordre du jour : Structurez vos réunions avec un ordre du jour précis. Notez les points à aborder et les sujets à discuter pour ne pas vous égarer. Communiquez-le en amont aux participants.
⏲ Respectez un timing : Fixez une durée pour chaque point de l’ordre du jour et respectez-la. Un timing bien géré évite les digressions et maintient tout le monde concentré.
📝 Prendre des notes : Désignez une personne pour prendre des notes pendant la réunion. Les notes doivent inclure les décisions prises, les actions à entreprendre et les responsables de ces actions.
📧 Envoyer un compte rendu : Envoyez rapidement un résumé de la réunion avec les décisions prises, les tâches attribuées et les échéances. Cela permet de garder une trace et de rappeler à chacun ses responsabilités.
🔄 Suivre les actions : Assurez-vous que les tâches et actions décidées pendant la réunion soient suivies et réalisées. Cela donne du sens aux réunions et montre qu’elles ont un impact concret.

En appliquant ces principes, vous pouvez non seulement rendre vos réunions plus productives, mais aussi libérer du temps précieux pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Car, au final, gagner du temps c’est gagner en efficacité et en sérénité.

Et vous, comment préparez-vous vos réunions ?